1. Introducción
En virtud de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013 mediante los cuales se dictan disposiciones para la protección de datos personales y en el desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, la “ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL CARIBE” en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales de sus grupos de interés conformado por los usuarios y sus familias, colaboradores, contratistas, estudiantes, entidades responsables de pago y las entidades de inspección, vigilancia y control, información que se ha obtenido en el desarrollo de su actividad misional de prestar servicios de salud, informa a su grupo de interés que adopta las siguientes políticas sobre recolección, tratamiento y uso de datos personales, por lo cual se compromete con el cumplimiento de la normativa mencionada y la protección de los derechos de las personas.
2. Alcance
La presente reglamentación será de inmediata aplicación para todos y cada uno de los Datos de carácter personal y sensible que la ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL CARIBE pueda conocer y recoja en el debido ejercicio de su objeto social.
Las políticas, procedimientos y contenidos en la presente política aplican a las bases de datos de la ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL CARIBE, registradas de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, sin perjuicio de la necesidad que le asiste como Institución Prestadora de los Servicios de Salud, en la compilación, tratamiento, divulgación y transferencia de datos personales que se viera obligada a ejecutar para salvaguardar la integridad física de los pacientes.
3. Objetivo general
Describir los parámetros de regulación, tratamiento y manejo de datos personales de pacientes, usuarios, beneficiarios, contratistas y colaboradores; imponiendo los deberes que le asisten a los responsables del tratamiento de la información, adoptando las políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley, respetando en todo momento la integridad del ser humano.
4. Objetivos específicos
4.1. Solicitar a los titulares de la información los datos necesarios para administrar el riesgo en salud y dar cumplimiento a las funciones asignadas por la normativa vigente que regula el Sistema General de Seguridad Social en Salud.
4.2. Solicitar a las entidades responsables de pago, colaboradores, estudiantes y contratistas, los datos personales necesarios para establecer la respectiva relación y/o vinculación (civil, laboral, comercial o educativa).
4.3. Velar por el respeto y cumplimiento de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes, observando los requisitos especiales establecidos para el tratamiento de sus datos personales y datos personales sensibles.
5. Desarrollo del manual
5.1. Responsable del tratamiento de datos
5.1.1. La Empresa Social del Estado HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL CARIBE, identificada con NIT. 900042103-5, con domicilio Principal en la ciudad de Cartagena, Zaragocilla calle 29 No 50-50, Correo Electrónico: contactenos@hucaribe.gov.co, conmutador (605) 6517190 Ext. 206, es el responsable del tratamiento de los datos obtenidos de sus diferentes grupos de interés.
5.1.2. Toda persona que tenga acceso a consultar y realizar cualquier tipo de tratamiento a los datos personales contenidos en bases de datos a cargo de la ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL CARIBE, es responsable a título personal, por lo cual debe dar cumplimiento a esta Política
5.2. Principios
Con el fin de garantizar la protección de datos personales, la ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL CARIBE se ciñe al cumplimiento de los principios que para efectos del tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión), transferencia y transmisión de datos personales a los cuales tenga acceso, tienen sañalados la ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013.
5.3. Política de tratamiento de datos
La ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL CARIBE, en virtud de su objeto social, ha obtenido y conservado desde su creación, datos personales de sus grupos de interés, los cuales en adelante llamáremos titulares, que son recolectados, almacenados, organizados, usados, transmitidos, actualizados, rectificados y en general administrados, de acuerdo con la respectiva relación y/o vinculación (civil, laboral, comercial o educativa) aplicando políticas en cada uno de los tipos de titulares.
La ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL CARIBE atendiendo a las diferentes relaciones que tiene con los tipos de titulares de datos personales, los diferentes tipos de titulares pueden ser: pacientes, colaboradores, pensionados, estudiantes, aspirantes, contratistas o proveedores, representantes o colaboradores de entidades responsables de pago de servicios de salud o usuario en general pueden tenerse finalidades especiales en el tratamiento de los datos acorde al tipo de titular, los cuales se indican a continuación:
5.3.1. Datos Personales Sensibles:
La ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL CARIBE, está comprometido en dar un correcto uso y tratamiento de los datos personales de sus titulares, evitando el acceso no autorizado a terceros que permita conocer, vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información.
5.3.2. Solicitud de datos a titulares:
La ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL CARIBE, solicita a los titulares los datos necesarios para administrar el riesgo en salud y dar cumplimiento a las funciones asignadas por la normativa vigente que regula el Sistema General de Seguridad Social en Salud. La información sensible requerida será de libre y voluntaria entrega por parte del respectivo Titular. Salvo las excepciones previstas en la ley, el tratamiento de los datos personales sólo podrá realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado de sus titulares, manifestado por escrito, de forma oral u otros medios idóneos que permitan determinar que otorgó la autorización.
La ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL CARIBE, solicitará a las entidades responsables de pago, colaboradores, estudiantes y contratistas, los datos personales necesarios para establecer la respectiva relación y/o vinculación (civil, laboral, comercial o educativa). La información sensible requerida será de libre y voluntaria entrega por parte del respectivo Titular, quien deberá otorgar su consentimiento y autorización para su respectivo tratamiento.
5.3.3. Datos de Niños, Niñas y Adolescentes:
La ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL CARIBE, velará por el respeto y cumplimiento de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes, observando los requisitos especiales establecidos para el tratamiento de sus datos personales.
5.3.4. El tratamiento de los datos personales proporcionados por los usuarios y sus familias a la ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL CARIBE tendrá la siguiente finalidad:
• Para la prestación de los servicios asistenciales de sus usuarios y familias.
• Actualización de datos entregados por el Titular.
• Caracterización y seguimiento a la población, para la gestión del riesgo en salud, utilizando la información derivada de los servicios asistenciales.
• Entrega de reportes de Salud Pública de obligatorio cumplimiento.
• Dar respuesta a requerimientos a entidades de control.
• Evaluación de indicadores de oportunidad y calidad de los servicios.
• Evaluación de la calidad de los productos y servicios de salud ofrecidos por la institución.
• Ejercer acciones legales y en la defensa d en el trámite de acciones sobre tratamiento de datos.
• Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
• Obtener datos fundamentales para la investigación clínica y epidemiológica.
• Identificación de avances clínicos, científicos y tecnológicos.
• Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros servicios y alianzas.
• Ofrecer información sobre campañas y programas especiales.
• Informar actividades de mercadeo y/o promoción de servicios propios o con quien la ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL CARIBE haya celebrado alianzas de servicios de salud.
• Campañas de educación al usuario.
• Conocer el estado de satisfacción de servicios y atenciones prestadas.
• En general para cualquier otra finalidad que se derive de la naturaleza jurídica de la ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL CARIBE.
5.3.5. El tratamiento de los datos personales proporcionados por los colaboradores de la ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL CARIBE, tendrá la siguiente finalidad:
• Informar de convocatorias e invitaciones de eventos en salud.
• Realización de publicaciones internas y externas
• Apertura y gestión de acceso y de soporte a plataformas tecnológicas propias de la organización
• Brindar información a empresas que solicitan verificar datos laborales de los empleados para autorización de créditos de dinero o créditos comerciales.
• Ser contactado directamente en caso de ser requerido, en razón de sus funciones.
• Detectar las necesidades de capacitación e implementar acciones que permitan el desarrollo y mejoramiento de procesos y subprocesos.
• Informar y conformar procesos de elección y promoción interna.
• Realización del proceso de selección de personal de acuerdo con su aptitud para un cargo o tarea.
• Evaluaciones de desempeño, satisfacción laboral, crecimiento personal, bienestar, seguridad y salud en el trabajo.
• Cumplir el proceso de afiliación al Sistema General de Seguridad Social Integral (Entidades de Planes de Beneficio de Salud, Administradoras de riesgos laborales, Fondos de pensiones y cesantías, Caja de Compensación)
• Efectuar el proceso de Remuneración.
• Ejercer acciones legales y en la defensa d en el trámite de acciones sobre tratamiento de datos.
• Cumplir con exigencias judiciales.
• Dar a conocer avances de la institución en aspectos investigativos, académicos y clínicos
• Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
• En general para cualquier otra finalidad que se derive de la vinculación contractual.
5.3.6. El tratamiento de los datos personales de estudiantes que realizan prácticas en la ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL CARIBE, tendrá la siguiente finalidad:
• Presentar informes a las instituciones educativas
• Hacer invitación a eventos clínicos y académicos.
• Evaluar los conocimientos adquiridos durante su formación.
• Dar a conocer avances de la institución en aspectos investigativos, académicos y clínicos.
• Efectuar el proceso de remuneración, de ser necesario.
• Ejercer acciones legales y en la defensa d en el trámite de acciones sobre tratamiento de datos.
• Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
• En general para cualquier otra finalidad que se derive de la vinculación contractual.
• Realizar publicaciones internas y externas.
5.3.7. El tratamiento de los datos personales de Proveedores y Contratistas que ejercen actividades comerciales y Prestan servicios a la ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL CARIBE, tendrá la siguiente finalidad:
• Evaluación de bienes y servicios prestados por proveedores y contratistas
• Seguimiento y gestión de la relación contractual
• Verificar la idoneidad para el desempeño de los servicios contratados.
5.3.8. El tratamiento de los datos personales proporcionados por los visitantes y comunidad General a la ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL CARIBE, tendrá la siguiente finalidad:
Seguridad de los pacientes, visitantes, colaboradores y de la comunidad general que se encuentran en las instalaciones de la ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL CARIBE.
5.4. Derechos
5.4.1. Derechos de los Titulares
El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
• Conocer, actualizar y rectificar los datos que se encuentren almacenados en las bases de datos de la ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL CARIBE.
• Conocer por qué y para qué la ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL CARIBE recolecta información en base de datos.
• Revocar en cualquier momento la autorización dada para contener información personal en las bases de datos de la ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL CARIBE.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.
• Poner queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando considere que le ha sido violado por parte de la ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL CARIBE, su derecho al Habeas Data.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento
5.5. Autorización
La recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión o supresión de datos personales por la ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL CARIBE, requerirá del consentimiento previo, libre, informado y expreso del Titular de los mismos, salvo en los eventos expresamente establecidos en el artículo 6, 10 y 26 de la Ley 1581 de 2013 y el artículo 4º del Decreto 1377 de 2013.
La ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL CARIBE, ha integrado dentro de sus procesos de atención de pacientes y usuarios los mecanismos de obtención de autorización de los titulares.
5.5.1. Forma y mecanismos para otorgar la autorización:
La autorización podrá constar en un documento físico o electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, inclusive, podrá documentarse en la admisión del paciente o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo; con el que se pueda concluir con toda certeza, la manifestación de la recepción de la información por parte del Titular.
En caso de que la información y datos personales, pudieran ser utilizados por la ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL CARIBE, para un tratamiento diferente al giro ordinario de su objeto social, tendrá que obtener por parte del titular una autorización especial en la que conste:
a) Objeto de la autorización.
b) Finalidad del Tratamiento de Datos Personales.
c) Datos personales de Niños, Niñas y adolescentes.
d) Responsables y encargados de la información.
5.6. Entrega de información
La información que reúna las condiciones establecidas en el Art. 13 de la Ley 1581 de 2012, podrá suministrarse a las siguientes personas:
• A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
• A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
5.7. Canales de Acceso
5.7.1. Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos.
El área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos será Atención al Usuario del “HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL CARIBE”, la cual una vez reciba la solicitud de acuerdo con el capítulo siguiente la remitirá al área responsable del tratamiento del dato.
5.7.2. Procedimiento para la atención de peticiones, consultas y reclamos.
• El Titular de la información contenida en la base de datos de la ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL CARIBE o por su representante legal, podrá ejercer su derecho de conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la información contenida en las mismas, mediante un correo electrónico a la dirección: contactenos@hucaribe.gov.co, o enviando comunicación escrita a la siguiente dirección: Zaragocilla Calle 29 No 50-50, Cartagena.
• La solicitud debe ser clara en lo que se pretende, ya sea conocer, actualizar, rectificar, suprimir y/o revocar la información que se encuentra contenida en una base de datos. Además, deberá contener los datos de contacto del peticionario para poder darle una respuesta.
• Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Los reclamos para corrección, actualización o supresión de datos serán contestados dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Una vez remitido el reclamo al titular para completar el mismo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. De igual forma, si Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de este.
• La primera instancia de la reclamación será LA ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL CARIBE y una vez agotada esta sin respuesta satisfactoria, podrá el Titular recurrir a la Superintendencia de Industria y Comercio.
5.8. Vigencia
El presente manual rige a partir de la fecha de su publicación y su vigencia estará supeditada a la finalidad del tratamiento de los datos personales propios de la naturaleza jurídica de la “ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL CARIBE”.
6. Bibliografía.
El cuerpo normativa que regula el tratamiento y circulación de datos personales con la finalidad de dar cumplimiento a la protección datos personales son:
• Constitución Política, artículo 15 y 20.
• Ley 1581 de 2012 Estatutaria
• Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013
• Circular 002 de 2015 SIC y circular 001 de 2016 SIC.
